加拿大河南总商会 管理规章制度

加拿大河南总商会

管理规章制度

为规范加拿大河南总商会(以下简称商会)管理工作程序,确保商会健康稳步发展并在理事会的领导和监督下积极配合和支持加拿大河南同乡联谊总会的各项工作,经商会理事会研究决定,特制定如下管理规章制度:
 一、 入会准则: 
1.   认可加拿大河南总商会,遵守商会章程和各项规章制度,维护商会的声誉并自觉履行会长、副会长、秘书长、副秘书长和会员的义务,严格执行并落实商会布置的任务和会议决议。
2.   具有无私奉献和团队协作精神,积极团结商会的所有会员, 不搞分裂活动行为,不做任何损害河南人形象诋毁河南人声誉的行为
3.   遵守加拿大和中国法律,有组织,有纪律,自觉积极准时参加商会的各种会议和活动,积极为商会的发展出谋划策,贡献力量!
4.   要有爱心,有家的归属感,有服务意识!商会是个服务平台,服务会员是商会之根本。
5.   有正气感并自我约束,不在信息交流平台特别是微信网路平台发布不雅和不当信息或图片,对影响我们商会名誉的行为自觉抵制。
6.   积极参与商会运作平台下的投资项目和捐款活动,为商会运作提供支持。
7.   任何人代表商会对外联系、发表言论和公开活动,必须经过商会办公会同意。
二、所有商会会长、副会长、秘书长、副秘书长、会员必须遵守加拿大以及中国法 律、法规,热忱参与商会工作,认真履行自己的工作职责,自觉遵守商会的章程、 规章、制度和个人服从组织、少数服从多数,下级服从上级的组织原则。商会对有下列行为的人员解除其会员身份,同时解除其在商会各级组织中的一切职务:
1、触犯加拿大和中国法律、法规、受到刑事处分的;
2、参加非法组织,拒不悔改的;
3、因企业或个人信誉差、造成极坏社会影响并严重败坏河南人声誉的;
4、拉山头、结帮派,对商会团结造成严重影响的;
5、用造谣、污蔑等手段败坏商会声誉的;
6、侵占、挪用商会财产资金的;未经商会同意以商会名义对外联系并为个人谋取名利的。
7、泄露商会机密的;
8、商会会长办公会、商会会议接到通知无正当理由连续三次不参加会议或者商会活动的;
9、拒不执行商会决定的;
10、严重违反商会章程的;
11、在商会各级组织会议后,散布与会议精神相对立的言论,造成不良后果的;
12、其它对商会建设有不利影响的。
三、商会聘用的专职工作人员要热爱商会,严格遵守商会的规章制度,尽职尽责地 完成自己的本职工作。商会对有下列行为的专职工作人员予以解聘: 
1、不胜任本职工作要求的;
2、因失职给商会造成较大社会影响、经济损失的;
3、因不遵守纪律、法规和道德规范,给商会造成不良影响的;
4、贪污、挪用商会资金或侵占商会财务的;
5、不服从领导指挥的;
6、严重违反商会规章制度的;
7、泄露商会机密的;
8、以商会名义为个人谋取私利的;
9、对商会团结起消极作用的;
10、其它对商会建设有不利影响的。
加拿大河南总商会财务管理工作细则 
1. 会长是商会全权代表,商会实行会长负责制。本着“高透明度”的原则,商会的一切开支必须由商会办公会同意方可执行。
2. 报销程序:注明原因和参加人员,经手人签字后,由至少两名副会长以上的知 情者签字方可报销。
3. 收入准则:所有捐款收入由指定人记账入账
4. 支出准则:宴请招待(对象为中国政府人员接待、中国领事馆人员接待和社团 人员活动),所有支出必须经会长、秘书长或至少两位知情副会长同意后方可报销支出。
注明:为了提高商会知名度,所有个人对外的捐款一律以总商会组织名义对外支出。
5. 商会财务人员和支出受理事会监事会监督。
6、商会宴请有如下原则:
(1)不得用商会的资金以个人名义宴请客人;
(2)不得用商会的资金为个人办事宴请他人;
(3)商会宴请仅限中国使领馆活动、中国各级政府、河南省、市、县来加公务活动、商会邀请来的商务活动人员和参与当地社团活动支出。
(4)对河南来的各市、区、县等非公务客人原则上由商会相关负责人个人接待(和商会有商务活动除外)。
财务人员工作制度 
1、财务基本制度 
(1)严格遵守财政制度和财务制度;
(2)认真执行并严守商会秘密,不得向无关人员泄露有关财务情况;
(3)按照银行制度的规定合理使用资金,加强现金管理,做好结算工作;
(4)维护商会信誉,确保资金安全,保证商会工作顺利开展;
(5)保管好财务方面的一切有关档案资料;
(6)遵守职业道德,严守工作纪律;
(7)按照会计制度的规定记账、算账、报账。
2、收款业务制度 
(1)审查支票、现金有无疑问,开户名称、日期、单位名称及印鉴、签字是否清楚,中英文金额是否相符,字迹是否清楚有无涂改;
(2)所收账款金额应与开具收据相符,并按顺序填写凭证、编号、登记银行、现金日记账;
(3)收到现金应及时存入银行账户,不得半途用于购物支出或调换掺混;
(4)收到款项清点审核无误,应当及时开具收款收据。
3、付款业务制度 
(1)付款前首先复核原始凭证;
①是否有正规发票
②票内容是否属实并填写清楚
③有无领导人及经办人签字
(2)付款报销后,经办人需在凭证上签字;
(3)收入款项不存入银行,不得对外支出;支付时,需要到银行取款再行支付;
(4)对外开具支票,不得签发空头支票和远期支票;
(5)不得巧立名目,弄虚作假,严禁利用账户搞非法活动。
4、复核对账制度 
(1)核对账款,只准钱碰帐,不准帐碰钱;
(2)加强与银行核对业务,发生未达账项应立即与银行调账,保证银行与商会往来账款相符;
(3)银行对账单要加盖银行公章;
(4)财务内部要经常对账,发现问题及时纠正并向商会主管领导汇报。
5、现金管理制度 
(1)商会任何支出必须使用支票,不得使用现金;
(2)所收现金必须做到账款、账实、账账相符。
6、财务公开制度
(1)定期向商会办公会报告财务管理工作情况;
(2)如实向商会及理事提供财务有关收、支情况;定期接受监事会、商会主管领导的监督检查。
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组织建设制度 
一、 会议制度
会议分为:会长办公会、常务或执行会长办公会、全体会员大会、和商务学习交流会。
(一)会长办公会
由会长、常务副会长、执行会长、副会长、秘书长组成,副秘书长列席。原则上每两个月召开一次,特殊情况下可临时召开。其职权:
1、审议通过准备提交理事会的会议文件草案和准备提交届中会员大会审议的会议文件草案;
2、审议通过准备提交理事会的商会年度经费开支和重大活动经费开支预算和决算报告;
3、讨论决定商会各项规章制度的草案;
4、提出增补副会长的人选名单,提交理事会表决通过备案;
5、讨论决定各种重要商会活动预算;
6、决定专职工作人员的编制、聘用、解聘及工资标准;
7、听取秘书处的工作汇报;
8、常务或执行会长办公会决定提交会长办公会讨论决定的其它事宜。
(二)常务或执行会长办公会
常务或执行会长办公会由常务副会长,执行会长、副会长、秘书长组成,副秘书长列席会议,不定期召开。其职权:
1、根据理事会的决议精神和会长指示,结合商会建设的实际情况,制定工作目标、工作标准,限定工作任务完成的时限;
2、审议批准秘书处提出的工作计划以及一般商会活动规划方案;
3、定期听取秘书处的工作汇报;
4、决定召开会长办公会、提出会议议程草案;
5、根据秘书处提出的建议,讨论起草商会专职工作人员的编制、聘用、解聘方案;
6、增补会员;
7、决定一般商会活动预算;
8、其它需要常务或执行会长办公会决定的事宜。
(三)会员大会 会员大会,原则上每年召开一次:
1、通报商会工作报告和财务报告;
2、通报商会人员任免名单;
3、会员大会召开时间由商会根据情况确定。
(四)商业学习交流会 商业学习交流会根据情况可不定期召开。参加会议人员可视情而定。
二、议事规则 
1、会长办公会、常务或执行会长办公会会议研究问题时,应坚持民主集中制原则,会前充分酝酿,会上充分发表意见,对分歧较大的问题可缓议,必须决策的应按照少数服从多数的原则进行表决。通过的决议,全体会员应认真贯彻执行。
2、商会实行会长办公会议集体领导下的分工负责制,及会长对商会全面负责,常务副会长、执行会长、秘书长、副会长按照阶段性工作分工对会长办公会负责。
3、关于会议提案,一般由秘书处会前拟定,也可由各会员会前提出建议交秘书处 汇总。是否提交会议研究的一般提案由会长决定,重大事项的提案,由会长办公会议讨论并表决。需要交理事会或会员大会讨论的,再提交理事会或会员大会讨论决定。
4、每次会议所议事项,秘书处应事先通报与会人员,必要时发给与会人员每人一份会议提案或议题,与会人员应围绕提案讨论发言。表决结果公布后,自觉遵循少
数服从多数的原则,服从并遵守会议形成的决议。会后不应再发表不利于内部团结、不利于开展工作、不利于会议决议执行的不负责任的言行。
5、会议议题的表决采用举手表决。
6、每次会议应对上次会议决议的执行情况作简单汇报,凡对执行有难度的应予以说明或提起复议。
7、会议内容,特别是各项决议,由秘书处专人负责实况记录,会后整理“会议纪要”,并公布通报与会人员及备案存档。
8、各类会议决议和实施全过程,应接受监事会的监督和检查。
三、会议纪律 
1、会长办公会、常务或执行会长办公会议必须有本人出席并按时到会,因故不能到会,应向秘书处说明缘由,并服从和执行会议会议通过决定的事宜。
2、会长办公会、常务或执行会长办公会议,如本人因故不能到会,视为服从和执行会议通过决定的事宜。
3、会议需要表决议题的,按少数服从多数的原则,超过应参加表决人数三分之二,方能生效。
4、会议议定事项,若有保密时限的,在保密期内任何人不得扩散。
5、与会人员必须按时参加会议,因故不能到会者,应提前向秘书处请假,每年请假次数不得超过 3 次。否则按商会有关规定处理。
6、不得携带无关人员参加会议,无故不得中途离场。
7、开会期间保持会场肃静(手机保持静音状态)。
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档案资料管理规定
为保障本商会档案资料的原始性、真实性和安全性,保障本商会各项工作的正常开展,特制定档案资料管理规定如下:
一、档案资料的范畴 
1、财务资料。财务人员所记载的一切账簿、原始凭据,所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证,所有收支凭证;
2、会议资料。提交会议(会员代表大会、理事会、常务或执行会长办公会议、会长办公会会议)等研究的提案,以及会议议程,会议决议,会议纪要等;
3、会员资料。会员提供的入会申请表、证件复印件、照片、文字资料、通信地址、联系方式等;
4、书刊资料。刊载商会信息的报纸、杂志及其他信息资料;
5、文件资料。商会自成立以来,上报、下发的所有正式文件、函件。政府有关部门,特别是政府部门给商会的文件、函件(包括电子邮件)等;
6、函件资料。以商会及秘书处的名义,发出的所有函件、通知等;
7、组织相关活动的资料。业务洽谈、信息交流,座谈会、茶话会、联欢会、团拜会、投资考察、培训学习等相关资料;
8、档案资料包括:纸介质、磁介质、及电子介质等载体形式。
二、档案资料的管理使用 
1、秘书处责所有的档案资料的管理;
2、有关人员查询、使用档案资料时,应予登记;重要资料的查询,应报会长、常务或执行会长审批;
3、秘书处应确保档案资料不丢失、不损坏。
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公文管理规定 
收文和发文管理
1、范围包括:各级政府及部门文件(含传真、电报、信函), 各兄弟商会及相关单位的函件;
2、收文办理包括:签收、登记、承办、存档、销毁等程序;
3、收文当天应及时登记并呈送秘书长、会长;
4、所有办公起草公文、函、电等由秘书长审阅,会长签发;
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公章管理规定 
商会(公章)是商会的凭证和标志,必须加强管理。
1、商会公文、函件,报出的财务资料、表格经会长签批后加盖公章,并登记用章事宜;
2、各会员单位有关文件需商会加盖公章的,由秘书长审阅,会长签署;
3、各种文件需要盖章,按会长签批意见处理。一律不准盖空白章;
4、介绍信等应有秘书长批准,介绍信存根和内容必须一致;
5、公章启用、停用必须按规定履行手续,废印章登记后转存或销毁;
6、凡盖章的各种材料要如实登记,需要材料留存备查;
7、印章由秘书处专人保管,不得私自委托他人代管,确需他人临时代管时,要经秘书长和会长同意,并交代清楚。
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主要人员岗位职责
为规范商会组织程序,依据分工合作组织原理,就商会工作活动过程中所涉及的工作,明确商会主要人员岗位工作职责范围及隶属关系,使其能各司其职,互相配合,充分发挥最大效能,促使商会健康有序发展,特制定人员岗位职责。
一、会长职责 会长在理事会领导下,主持商会全面工作,其主要职责是: 
1、对贯彻落实会长办公会、常务或执行会长办公会的决议精神,对商会及商会的会务、商务、政务工作全面负责;
2、召集并主持召开会长办公会;
3、在时间紧迫的情况下,对商会各种会议没有决定的事项有随机决策权,并要对自己的决策承担相应的责任,事后向会长办公会报告;
4、签发商会下发、抄送、抄报的文件;
5、代表商会签署协议、协定等重要文件;
6、对商会的专职人员有聘用权和解聘权;
7、依据商会的财务制度,财务出现任何问题由会长负责。
8、其他需会长决定的事宜。
二、常务副会长和执行副会长职责
常务和执行副会长在理事会和会长领导下开展工作,其主要职责是:
1、参加常务或执行会长办公会、会长办公会、理事会,有发言权、表决权;
2、根据常务或执行会长办公会的分工,对分管工作进行检查、监督和调研;
3、对发现的问题,如属于商会已有明确规定的,和会长沟通,由会长处理,处理结果要反馈;如属于商会没明确规定的,提交常务或执行会长办公会讨论,形成决议后,由会长处理;
4、受会长委托,代表商会出席重要社会活动,表态签约;
5、应会长要求,指导帮助秘书处处理疑难问题。
6、服从并完成会长和会长办公会布置的工作。
三、副会长职责 副会长在理事会和会长领导下开展工作,其主要职责是:
1、参加会长办公会、常务或执行会长办公会,有发言权、表决权;
2、根据秘书处的安排列席参加理事扩大会,有发言权,无表决权;
3、应秘书长处的要求参加与商会活动的组织工作;
4、受会长委托代表商会出席社团活动并表态。
5、服从并完成会长和会长办公会布置的工作。
6、为完善商会制度和提高商会知名度以及维护商会会员权益,为商会的发展和壮大积极参与献计献策,积极提出合理化建议,为商会的发展提供商业信息和商业机会。
四、秘书长职责在会长领导下工作,其主要职责是当好会长的参谋助手,主持商会的日常工作: 
1、全权负责组织落实会长办公会的决议、决定;
2、领导秘书处,主持商会日常工作,协调分支机构、代表机构、实体机构开展工作;
3、提名商会聘用专职工作人员和分支机构、代表机构、实体机构负责人,交会长办公会决定;
4、管理使用商会预算内经费。
5、受会长委托,代表商会出席有关活动、表态、签约;
6、处理其它日常事务,副秘书长协助秘书长工作,在秘书长不在位期间,代表秘书长主持商会日常工作。
7、服从并完成会长和会长办公会布置的工作。
五、秘书处职责 
在会长、常务副会长、执行会长、秘书长领导下开展工作。其主要职责是给会长、秘书长当好参谋和助手,协调好各方面的关系。其主要职能是:
1.协助会长和秘书长制定好商会发展建设计划;收集和整理各部门及其它相关信息,为商会领导的决策提供参考;汇总各方面的合理化建议,向会长、秘书长提出系统化的工作改进方案。
2、协助会长和秘书长协调商会与政府有关部门的关系;负责与其他外部单位的联系,安排商会来访人员接待事宜。
3、负责组织和安排商会日常活动、办公会,并做好上述会议内容的记录与整理,形成系统性的文件。协调商会领导与各会员单位的关系。
4、负责会员服务、会员发展工作,向各会员单位传达商会决策会议内容、重大决策和部署;负责监督各部门和会员单位商会重大决策和部署的落实情况。
5、负责商会日常行政事务管理、办公车辆管理、人事管理。
6、负责商会印章的管理使用和各种证照的保管。
7、完成会长和秘书长交办的其它工作。
8、服从会长、秘书长决定。 六、财务负责人职责
在会长、秘书长领导下开展工作。其主要职责是抓好商会财务制度建设、财务管理、资金管理。具体职责下:
1、负责商会资金的管理与调配,完成日常收支、计帐和工资审核发放工作。办理支票、现金等收付款业务。对库存现金、发票及空白支票等重要票据的管理。负责现金、银行结存、月报表的编制工作。
2、编制商会财务预算与决算报告、财务状况报告,参与审查商会的各项活动经费开支预算。搞好帐务管理。负责编制、解析和分析商会统一的财务报表和统计报表体系,填制与审核财务报表。
3、服从并完成商会会长、秘书长交办的其它工作任务。
加拿大河南总商会 2017 年 2 月 19 日

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